Blog: “We moeten het digitale contact meer omarmen”

Thuiswerken is voor het merendeel van de Belastingdienstmedewerkers nog steeds het devies. “Allemaal terug naar kantoor is in een anderhalvemetersamenleving niet realistisch. En ook niet nodig”, zegt Thijs Vrijsen, aspectmanager voor tijd- plaats en apparaatonafhankelijk werken (TPAW) bij de Belastingdienst. Hij pleit al jaren voor meer thuiswerken en ziet de coronacrisis als vliegwiel voor ‘hybride werken’.

Alleen medewerkers van bedrijfskritische processen werken op dit moment op kantoor. Denk aan de mensen die de fysieke post sorteren, een deel van de collega’s van de BelastingTelefoon en ICT. Verder is thuiswerken nu de regel bij de Belastingdienst. Ik verwacht tot het nieuwe jaar. In een anderhalvemetersamenleving heeft ongeveer 30% van onze medewerkers een werkplek op kantoor. We gaan dus sowieso toe naar een hybride vorm, waarbij je vooral thuiswerkt en soms voor ontmoeting naar kantoor komt.

Thuiswerken was al ingeburgerd

Gelukkig waren we binnen de Belastingdienst al gewend aan tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken: je kunt je werk doen waar, wanneer en op welk apparaat dit jou goed uitkomt en het beste past bij je werk. We waren dus al vaardig in het thuiswerken. De faciliteiten om altijd en overal te kunnen werken zijn al geruime tijd beschikbaar. Door corona hoop ik dat we het digitale contact nog meer kunnen ‘omarmen’.

Manage je energie

Het flexibele en hybride werken heeft voordelen, maar brengt tegelijkertijd uitdagingen met zich mee. Niet alleen voor alle medewerkers, zeker ook voor leidinggevenden. Nu de meeste mensen thuis werken, merken we dat nog veel meer. Daar is dus extra aandacht voor.

Belangrijk is dat je ontdekt wat voor jou het beste werkt. De een is op zijn best als hij eerst ’s ochtends een uur heeft gesport. De ander slaapt wat langer uit en werkt liever langer door. Je moet in ieder geval veel meer eigen regie nemen. Je moet zelf je werk plannen, je afspraken regelen en de voortgang van je werk bewaken. De manager wordt daarin een coachende, dienende leider die zijn mensen ondersteunt op afstand. Wij stellen: manage je energie in plaats van je tijd. Praktisch houdt dat in dat je werkzaamheden doet waar je op dat moment de juiste energie voor hebt. Uiteindelijk werken we allemaal aan eenzelfde resultaat, een financieel gezond en veilig Nederland.

Sociaal aspect en balans

In deze tijd en met deze manier van werken is het cruciaal het sociale aspect goed in de gaten te houden. Doordat je elkaar minder face-to-face ziet kunnen er veranderingen optreden in de sociale binding binnen het team en in de manier waarop er aangestuurd wordt. Binnen de Belastingdienst stimuleren we daarom juist nu dat er creatief gekeken wordt naar de digitale hulpmiddelen als videoconferencing, webex, sametime, etc en de contactmomenten. Er zijn bijvoorbeeld teams die een vaste weekstart hebben en daarin ook een informeel koffiemoment plannen. Of een digitale, gezamenlijke lunch. Het is erg belangrijk om die binding samen te houden.

We houden ook in de gaten of de werktijden bewaakt worden, om te voorkomen dat de werk-privébalans verslechtert. Van leidinggevenden wordt verwacht dat zij medewerkers ondersteunen en faciliteren in deze manier van werken zodat iedereen goed of zelfs beter het werk kan (blijven) doen.

Nieuwe manieren van voorlichting

Dankzij de coronacrisis hebben we bij de Belastingdienst nog meer ontdekt dat thuiswerken prima lukt. Terwijl er vóor corona nog best wat weerstand was. We gaan ‘werk’ veel meer los zien van kantoor. Daar ben ik trots op. De werkomgeving is overal: thuis, onderweg en op kantoor, waarbij het kantoor met name de ontmoetingsplek is geworden. Als Belastingdienst vinden we nieuwe manieren om samen te werken en om burgers en bedrijven voor te lichten. Denk bijvoorbeeld aan de startersdagen, die doen we tegenwoordig ook digitaal.

Thijs Vrijsen
Aspectmanager -, tijd- plaats en apparaatonafhankelijk werken

Heb je interesse om te werken bij de Belastingdienst? Bekijk dan onze vacatures op werken.belastingdienst.nl.