Waarom de Belastingdienst stap voor stap werkt naar meer digitale correspondentie 

Publicatiedatum 04-08-2026, 16:19

Veel contacten verlopen tegenwoordig online. Ook bij het contact met de overheid hebben mensen groeiende behoefte aan digitale dienstverlening. En de Belastingdienst wil voldoen aan wetgeving, die van ons vraagt dat burgers en ondernemers digitaal met ons kunnen communiceren. Daarom zorgen we dat burgers en ondernemers ervoor kunnen kiezen om in steeds meer situaties digitaal met de Belastingdienst te corresponderen. Dat doen we stapsgewijs. 

Sinds eind 2025 kunnen mensen ervoor kiezen om het merendeel van de brieven over de inkomstenbelasting alleen digitaal te ontvangen via de Berichtenbox. Zij krijgen dus minder vaak een blauwe envelop van de Belastingdienst.

Ook ondernemers kunnen er straks voor kiezen om berichten alleen digitaal te ontvangen. Wij digitaliseren zoveel mogelijk, te beginnen met berichten over omzetbelasting. Ondernemers die voor digitaal kiezen, krijgen die berichten dan via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zodra andere brieven digitaal gaan, krijgen ze die automatisch ook alleen digitaal.

Dit zijn eerste stappen om alle correspondentie te digitaliseren. En die passen in een bredere ontwikkeling waarbij de Belastingdienst werkt aan verdere digitalisering van zijn dienstverlening. 

Waarom de Belastingdienst verder digitaliseert 

De Belastingdienst digitaliseert om zijn dienstverlening toekomstbestendig in te richten. Maar we willen ook blijven voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Deze wet regelt dat burgers en organisaties digitaal zaken kunnen doen met overheidsorganisaties. 

Daarnaast wil de Belastingdienst aansluiten bij de manier waarop burgers en ondernemers hun zaken regelen. "De wens om sneller te digitaliseren leeft heel breed", zegt programmamanager Saphira Heijens. 

Steeds meer mensen willen digitaal communiceren 

Volgens projectleider Matthieu Hoogerwerf bestaat die wens onder ondernemers al langere tijd. “Steeds meer Nederlanders willen een online overzicht van hun correspondentie met de Belastingdienst. Wij willen beter tegemoetkomen aan die behoefte, maar mensen die liever post op papier ontvangen blijven die mogelijkheid houden."  

Keuzevrijheid is een belangrijk uitgangspunt. Burgers en ondernemers bepalen zelf of zij brieven alleen digitaal of ook op papier willen ontvangen. 

Waarom papieren post niet in één keer verdwijnt 

De ontwikkeling naar digitaal sluit aan bij een wens die zowel binnen als buiten de Belastingdienst zichtbaar is.  Maar de ambitie om verder te digitaliseren betekent niet dat alle papieren post van de Belastingdienst van de ene op de andere dag zal verdwijnen. 

Saphira: “Hoewel veel zaken in de uitvoering van ons werk al digitaal verlopen, speelt papier nog altijd een belangrijke rol in de dienstverlening van de Belastingdienst. Uitgaande post vindt bijvoorbeeld nog grotendeels op papier plaats. Ook zijn er nog formulieren die burgers en ondernemers moeten downloaden, printen en vervolgens opsturen.” 

Overstap naar digitaal gebeurt in fases  

"We kunnen niet simpelweg morgen stoppen met alle papieren post", zegt Saphira. "Dat moeten we in fases doen. Want het gaat om enorme hoeveelheden brieven en formulieren. We versturen nog ongeveer 125 miljoen brieven per jaar.  

En door verschillende wetten zijn de achterliggende informatievoorziening en ict door de jaren heen erg complex geworden. Ook nu worden er wettelijke eisen gesteld waar wij graag aan willen blijven voldoen. We moeten digitale berichten zorgvuldig kunnen verwerken.” 

Achter één digitale brief zit meer werk dan je denkt 

De eerste stappen naar digitale correspondentie zijn gezet met brieven over inkomstenbelasting. Want dat is zogenoemde massale correspondentie; brieven die via een geautomatiseerd proces worden verstuurd. Maar naast deze massale correspondentie verstuurt de Belastingdienst ook veel zogeheten kennisintensieve brieven waar nog medewerkers aan te pas komen. 

"Ongeveer 16.000 van onze medewerkers hebben de bevoegdheid om zelf brieven te schrijven", zegt Saphira. "Om al die correspondentie digitaal beschikbaar te maken, moeten brieven en tekstblokken uit bestaande systemen worden overgezet naar andere systemen." 

Daarnaast moeten documenten zo worden opgeslagen dat ze later kunnen worden teruggevonden. "Al die correspondentie moet daarom ook de juiste metadata krijgen. Dat is een label waardoor wijzelf én de burger of ondernemer brieven makkelijk kunnen terugvinden. 

En je begrijpt: al onze medewerkers moeten ook worden getraind met nieuwe systemen en werkwijzen. De digitalisering van onze correspondentie is dus een ontwikkeling die tijd vraagt.” 

Moeilijk te zeggen wat de volgende digitale brief is 

“Het is moeilijk te zeggen welke volgende brieven van de Belastingdienst helemaal digitaal worden aangeboden. Want veel van onze processen hangen met elkaar samen. Een brief digitaal aanbieden klinkt eenvoudig, maar achter iedere brief zit een mikadospel van gegevens, controles en systemen, die allemaal aan elkaar raken.  

Een brief moet goed vindbaar zijn, op de juiste plek worden aangeboden en bij de juiste burger of ondernemer terechtkomen. Ook moet duidelijk zijn of de ontvanger digitaal bereikbaar is. Omdat niet iedere brief en ieder proces hetzelfde zijn, is het digitaliseren van brieven erg complex. We kunnen daarom eigenlijk niet langer dan 3 tot hooguit 6 maanden vooruitkijken”, zegt Matthieu. 

“Wat zeker is, is dat de Belastingdienst de komende jaren stap voor stap verder werkt aan digitale correspondentie. Want we willen graag aansluiten bij wensen van de samenleving. Tegelijkertijd moeten burgers en ondernemers kunnen vertrouwen op de zorgvuldigheid van onze dienstverlening”, besluit Saphira. 

Zie ook

• Steeds meer burgers kiezen voor digitale post van de Belastingdienst
• Belastingdienst geeft keuze om post digitaal te ontvangen