Toezicht in coronatijd, hoe doen we dat?

De Belastingdienst streeft ernaar dat iedereen – zo veel mogelijk uit eigen beweging - aan zijn fiscale verplichtingen voldoet. Daarvoor is naast een goede communicatie en dienstverlening ook toezicht nodig. Maar hoe kan de Belastingdienst dat toezicht uitvoeren als fysieke controles bij bedrijven vanwege corona alleen nog in uitzonderingsgevallen plaatsvinden? Met creativiteit, zorgvuldigheid en digitale middelen. Toezicht op afstand blijkt een goede oplossing te zijn. Dit vraagt om flexibiliteit van de ondernemer én de controlemedewerker.

Bij het toezicht op afstand staat veiligheid voorop. Zeker in deze coronatijd. De controlemedewerker probeert het toezicht zoveel mogelijk vanuit huis uit te voeren en doet er alles aan om dat zo zorgvuldig mogelijk te laten verlopen. Daarbij houdt de medewerker vanzelfsprekend rekening met de omstandigheden van de ondernemer.

Aankondiging controle

Voorafgaand aan een belastingcontrole neemt de Belastingdienst vaak telefonisch contact op met het bedrijf. De controlemedewerker legt de spelregels van de controle uit, en besteedt ook aandacht aan de gevolgen van de coronacrisis voor het bedrijf. Hij overlegt of het onderzoek ook op afstand – bijvoorbeeld door videobellen via het Rijksplatform Webex - op een goede manier kan plaatsvinden. De controlemedewerker bevestigt de afspraak voor een onderzoek altijd schriftelijk via een brief in de bekende blauwe envelop.

Onderzoek

In die bevestiging staat om welke aangiften het gaat, wanneer de controle plaatsvindt en dat het toezicht op afstand gebeurt. Vooraf vraagt de Belastingdienst de benodigde bestanden op en wisselen we de gegevens digitaal uit bij voorkeur via Belastingdienst Filetransfer. Via Webex wordt dan het gesprek gevoerd dat normaal gesproken bij de ondernemer op kantoor plaatsvindt. Ook de tussentijdse gesprekken vinden plaats via de telefoon of Webex.

Afronding onderzoek

Ook het slotgesprek – om de controle mee af te ronden– gebeurt nu veelal via Webex. Omdat Belastingdienstmedewerkers en de ondernemer niet bij elkaar in 1 ruimte zitten en non-verbale signalen mogelijk minder goed overkomen, is er extra aandacht voor hoe het gesprek is ervaren. Het is belangrijk dat het gesprek voor beide partijen goed is verlopen.

Een tweede mogelijkheid om de controle mee af te ronden is dat het onderzoek wordt afgesloten ‘met een beperking’. De controlemedewerker stelt dan op schrift dat hij de situatie heeft beoordeeld, maar door corona niet in staat was om dit volledig te doen. Tot slot gebeurt het in een enkel geval dat de controle wordt opgeschort of dat de controlemedewerker toch op locatie gaat, uiteraard binnen de gestelde veiligheidseisen.