Informatie-extractie uit en classificatie van documenten voor inkomensheffing (IECD_IH)

Publicatiedatum 12-09-2025

Op deze pagina vindt u informatie over het algoritme 'Informatie-extractie uit en classificatie van documenten voor Inkomensheffing' (IECD_IH). Dit algoritme leest inkomende brieven om deze te categoriseren naar de juiste afdeling binnen de Belastingdienst.

Situatie, doel en algemene omschrijving 

Er komen verschillende bezwaar- en verzoekbrieven binnen per post. Dit algoritme categoriseert deze brieven, zodat ze direct bij de juiste afdeling terechtkomen voor verdere behandeling.

Indien het algoritme een brief niet kan classificeren, leest een medewerker de brief handmatig en zorgt ervoor dat deze alsnog bij de juiste afdeling wordt aangeboden. Brieven die eventueel onjuist gecategoriseerd zijn, worden  eveneens handmatig gecorrigeerd door een medewerker

Voordelen gebruik algoritme

Gezien de grote aantallen inkomende bezwaar- en verzoekbrieven, maken we gebruik van een algoritme om deze automatisch te categoriseren. Deze werkwijze is consistenter en zorgt ervoor dat de brieven sneller bij de juiste afdeling terechtkomen voor verdere behandeling. 

Een ander belangrijk voordeel van deze werkwijze is de verhoogde efficiëntie: doordat het algoritme een groot deel van het categorisatiewerk overneemt, is er minder menselijke inzet vereist. De bezwaren en verzoeken worden sneller opgepakt, wat de doorlooptijd van de behandeling aanzienlijk verkort.

Gegevens, gegevensverwerking en controle

De volgende gegevens worden ingevoerd in het algoritme:

Gebruikte gegevens	Bron
De inhoud van de brief	De brief
Zaakinformatie	Logistieke Werkstroom Besturing (LWB/zaakadministratie belastingdienst) en Teradata (Datawarehouse architectuur waarin onder andere zaaknummers worden vastgelegd)
VIP-indicatie van persoon	Interne gegevens Belastingdienst

Wettelijke basis

De gegevens in bovenstaande tabel worden voor het doel van het algoritme verwerkt waarbij de wetten in onderstaande tabel van toepassing zijn:

• Algemene wet inzake rijksbelastingen
• Algemene wet bestuursrecht
• Algemene verordening gegevensbescherming
• Uitvoeringswet algemene verordening  gegevensbescherming
• Wet Inkomstenbelasting 2001
• Archiefwet 1995

Type en werking algoritme

Het is een lerend algoritme: het algoritme is door mensen getraind op basis van gegevens uit het verleden om verbanden te ontdekken. Het algoritme wordt periodiek opnieuw door mensen getraind.

Het algoritme heeft als uitkomst bij welk proces een verzoek of bezwaar hoort. Wanneer het algoritme dit niet kan vaststellen, wordt de brief handmatig door een medewerker gecategoriseerd. 

Het algoritme is niet zelflerend. Dat betekent dat het algoritme zichzelf niet ontwikkelt tijdens het gebruik ervan.

Controle

Het algoritme is door medewerkers van bij de Belastingdienst ontwikkeld en wordt ook intern onderhouden. 

Privacy en AVG

Het gebruik van de gegevens dient te worden getoetst aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Door het toetsen van persoonsgegevens komen eventuele privacyrisico's in beeld en kunnen passende maatregelen genomen worden. 

De AVG schrijft voor dat er niet meer gegevens gebruikt mogen worden dan noodzakelijk is. Dat heet dataminimalisatie. De Belastingdienst onderzoekt regelmatig of de gebruikte gegevens nog nodig zijn en dus gebruikt mogen worden. 

Gebruik bijzondere persoonsgegevens

Er worden geen bijzondere persoonsgegevens gebruikt in dit algoritme.

Gelijkheid en non-discriminatie

Het algoritme wordt beoordeeld in lijn met toepasselijke non-discriminatiebeginselen voor directe en indirecte discriminatie. Door zo min mogelijk persoonsgegevens te verwerken, wordt het risico op directe discriminatie verkleind. Medewerkers die betrokken zijn bij de ontwikkeling en het beheer van de algoritmen krijgen training over gegevensbescherming en vooroordelen. 

Waarborgen

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) vereist dat het handelen van de overheid transparant en rechtmatig is. De Belastingdienst neemt bij de toepassing en ontwikkeling van algoritmen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht.

Voor de ontwikkeling van algoritmes zijn door de Belastingdienst voorwaarden opgesteld, een kwaliteitsframework. Hierin staan regels en afspraken die zijn gevolgd bij de ontwikkeling van het algoritme. De voorwaarden van de Auditdienst Rijk zijn hierbij leidend. Op vaste momenten controleert de Belastingdienst of het algoritme nog steeds aan de kwaliteitseisen voldoet.

In het algoritme worden gegevens gebruikt die zijn verzameld in het kader van verschillende belastingwetten. Zoals de AVG voorschrijft worden er niet meer gegevens gebruikt dan noodzakelijk is.

Menselijke tussenkomst

Menselijke tussenkomst in de context van de Belastingdienst houdt in dat een bevoegde en deskundige medewerker een wezenlijke rol speelt in de besluitvorming.

Het algoritme IECD IH voert geen inhoudelijke beslissingen uit. Het ondersteunt uitsluitend bij het toewijzen van brieven aan de juiste afdeling. De toewijzing vereist in sommige gevallen menselijke tussenkomst. Waarbij de uiteindelijke beoordeling van een bezwaar of verzoek altijd bij een medewerker van de Belastingdienst ligt. De medewerkers nemen de beslissingen en zorgen ervoor dat elk dossier zorgvuldig en correct wordt behandeld. Dit algoritme neemt geen beslissingen.