Blog: “We stellen de gebruiker centraal”

Hoe maak je het zelfstandigen zonder personeel makkelijker om aangifte te doen? Daarvoor onderzoekt UX-designer Gert-Jan Funcke de gebruikerservaring van kleine ondernemers. “De Belastingdienst is zich ervan bewust dat er nog steeds verbeteringen mogelijk zijn. Ik vind het mooi dat ik de ruimte krijg om te onderzoeken op welke manieren dat kan.”

In de huid van de ondernemer

“Vaak bleken kleine zelfstandigen, zoals zzp’ers, moeite te hebben met het invullen van hun aangifte. Bijvoorbeeld voor de omzetbelasting (btw) en de inkomstenbelasting. Dat zorgde voor onnodige fouten, soms een boete en irritatie. Als UX-designer onderzoek ik de gebruikerservaring, de ‘user experience’, van mensen die onze digitale producten gebruiken. Zoals een website of een app. Daarvoor kruip ik in de huid van een ondernemer. Met interviews, onderzoek en co-creatie met echte ondernemers, zoek ik uit waar ze tegenaan lopen om dat vervolgens te verbeteren.

Minder vragen

Door slim gebruik te maken van boekhoudgegevens hoeven we minder vragen te stellen. De formulieren die ondernemers nu insturen, worden grotendeels automatisch ingevuld. Daarvoor zijn we om tafel gaan zitten met bedrijven die boekhoudsoftware maken. We hebben een aangiftemodule ontwikkeld die de gegevens uit het boekhoudpakket van een ondernemer gebruikt om de aangifte inkomstenbelasting in te vullen.

Meer bevestiging

Uit onderzoek bleek ook dat ondernemers vaak onzeker waren of ze het wel goed deden. Daarom krijgen ze nu bij bepaalde keuzes meteen een bevestiging te zien. We hebben fiscale hulpteksten ontwikkeld. Die verschijnen in boekhoudpakketten op het moment dat een vraag kan ontstaan. Ook kunnen ze direct hun btw-aangifte insturen en betalen met iDeal.

Meer tevredenheid

De nieuwe manier van btw-aangifte is een succes. Er komen minder fout ingevulde formulieren terug. Ook is het aantal vragen bij de Belastingdienst afgenomen. En dat leidt niet alleen bij ons tot meer tevredenheid; de ondernemer houdt meer tijd voor zijn eigen zaak over.

Winstaangifte eenvoudiger

Sinds mei 2021 is een nieuwe aangiftemodule beschikbaar voor ontwikkelaars van boekhoudpakketten. Daarmee kunnen zzp’ers op een eenvoudige manier direct vanuit hun boekhoudprogramma winstaangifte doen. Zoveel mogelijk gegevens worden vanuit het programma ingevuld op de aangifte. Zoals de ‘representatiekosten’. Kom je daarbij niet boven een bepaalde drempel, dan mag je maar een bepaald percentage aftrekken van je winst. De nieuwe module doet dat automatisch, je hoeft het alleen nog maar te controleren. Ook handmatig afronden is lastig voor ondernemers. Dit doet het programma nu automatisch in het voordeel van de ondernemer.

Bewust van verbeteringen

De Belastingdienst is zich ervan bewust dat er nog steeds verbeteringen mogelijk zijn. Ik vind het mooi dat ik de ruimte krijg om te onderzoeken op welke manieren dat kan. De oplossingen zorgen voor minder fouten en telefoontjes. Dat bespaart zowel de ondernemer als de Belastingdienst geld en tijd. En dat motiveert mij weer om door te gaan.”

Gert-Jan Funcke,

UX-designer